¿Qué es un mapa de procesos?

Tips mar. 12, 2020

Teniendo en cuenta que en una empresa existen variedad de procesos y subprocesos, ¿sabías que hay una herramienta estratégica que permite gestionar las relaciones entre estos? Sigue leyendo.

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Cómo crear un mapa de procesos

Un mapa de procesos es una ilustración gráfica del funcionamiento completo de una organización que realizarlo puede sonar como tarea fácil pero realmente no lo es, ya que involucra otros departamentos de la empresa y hay que tener en cuenta los inputs y outputs de cada proceso. Tanto en las entradas como salidas de los procesos hay que cumplir con unas pautas para satisfacer necesidades del cliente relacionadas con objetivos previamente marcados. Importante saber que hay diferentes formas de realizar un mapa de procesos, por lo que no tiene porque cada empresa emplear la misma.

Definir objetivos claros de tu empresa de los productos y servicios que ofreces para tener en mente de dónde empezar y hasta donde quieres llegar.

Determinar las necesidades y expectativas de los clientes.

Elaborar una lista de todos los servicios que puede ofrecer tu empresa para ver si lo compensa a lo que los usuarios esperan.

Distribuir los objetivos de cada tarea con cada miembro de la compañía, para satisfacer las necesidades y expectativas de los consumidores que queremos captar.

Elaboración del mapa de procesos, mostrando todo lo anteriormente detallado de forma gráfica y dentro de este se analiza cada proceso (estratégicos, claves y de soporte), su relación con otros procesos.

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Ventajas del mapa de procesos

Describir roles y responsabilidades en la plantilla, recordando la importancia de las tareas de todos trabajadores y las funciones que ha de realizar cada persona con un solo vistazo, lo que convierte más efectiva las tareas de control.

Mejora en el flujo de información y la comunicación entre miembros de la compañía y departamentos. La información que fluye de forma horizontal y vertical, y a la vez se evita el efecto silo que provoca el funcionamiento de un negocio de forma aislada entre departamentos.

Alineación de los diferentes niveles de la organización gracias a tener unos objetivos muy definidos orientados a la cadena de valor, obteniendo un mapa general de la empresa.

Identifica ventajas competitivas, oportunidades y buenos indicadores importantes en la empresa y en sus tareas que aun no se han realizado.

Detecta posibles errores y desviaciones rápidamente y facilita encontrar posibles mejoras de la gestión de proyectos en cuanto a tiempo o calidad.

Tipos de procesos

El contenido del mapa de procesos debe estar formado por 3 tipos de procesos:

  • Procesos estratégicos, a largo plazo y determinados por dirección que gestionan las operaciones de la compañía y la creación de valor enfocada en el cliente y también el negocio. Ejemplos:podrían ser sistemas de evaluación, plan de marketing, planificación estratégica...
  • Proceso clave u operativos, relacionados directamente con la prestación del servicio al cliente, oomo la atención postventa, sistema de pedidos y entre otros, la fabricación del producto...
  • Procesos de apoyo o soporte, no directamente relacionados a la satisfacción de necesidades de clientes y usuarios pero son complementarios a los procesos operativos, imprescindibles para llegar a las metas, como la formación de profesionales, la asistencia informática y el mantenimiento de las instalaciones o control de gastos de la empresa...

Imagínate la composición de una telaraña...¿ un caos verdad? Pues igual que una empresa formada por diferentes personas y tareas que están conectadas y son realizadas por los distintos departamentos de la compañía. Realizar un mapa de procesos es una tarea compleja, requiere tiempo y dedicación, además de ser útil tanto para los trabajadores como directivos porque da una perspectiva global-local de la compañía. Visualmente muestra los procedimientos que desarrolla una compañía y sus interrelaciones entre procesos.

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