Modelo efectivo para el business travel management

Control de gastos jun. 08, 2020

El reporte de gastos de viaje es una de las actividades contables más complicadas y delicadas que realizar, es una labor que puede resultar problemática primero para el área contable, que debe tener un cuidado minucioso sobre cuáles son los pagos y reembolsos que deberán incluirse en los asientos contables respectivos, pero sobre todo para los trabajadores que han debido viajar por motivos laborales (mantener los tickets, que hacer si extravían uno).Por eso es recoemndable tener un modelo efectivo para el business travel management en tu emresa.

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Foto de Daria Obymaha

Es por ello que a continuación te presentamos un resumen detallado de lo que necesitas saber sobre el mundo del business travel, sobre la naturaleza de estos viajes, algunas recomendaciones para los viajeros corporativos y cómo las nuevas tecnologías pueden emplearse para terminar de una vez con todas con el papeleo de los [gastos de viajes corporativos](/guia-sobre-gestion-de-viajes-para-negocios/ a fin de mes.

El viaje de negocios: La nueva necesidad del mundo actual

Para poder destacar en el mercado contemporáneo se deben realizar viajes corporativos. Es imposible no sentirse tentado a explorar el mundo con la facilidad de un click, internet nos permite en muchas ocasiones comenzar negociaciones, hacer solicitudes de permisos o incluso iniciar procesos de auditoría de calidad o contable por parte de nuestros equipos especializados, pero siempre será necesario para antes del cierre de la actividad una actividad presencial.

En ese sentido los viajes a desplazamientos intracomunitarias por trabajo no son generan un mayor problema que organizar un transporte y pagar el kilometraje respectivo, sin embargo, cuando las distancias y duración de las actividades es mayor, ¿Cómo trabajar con esta necesidad?

Es necesario entonces sectorizar cada tipo de viaje de negocios para poder abordarlos adecuadamente dentro de nuestras políticas de viajes, es decir, qué lineamientos que organización debemos seguir en cuanto a la toma de decisiones respecto estructuras para pagos remotos, digitalización de facturas y demás aspectos relacionados con el pago de kilometraje, dietas, entre otros.

¿Cuáles son los tipos de viajes corporativos?

Dependiendo de la naturaleza y objetivo de cada tipo de traslado que deba hacer un trabajador para realizar una gestión o representación de la empresa en otra ubicación fuera de sus instalaciones es que se podrá definir la cantidad de partida presupuestaria dentro de las partidas de asientos contables, e incluso en caso de ser requerido prever el uso de servicios de neobanco, o solicitud de tarjetas de crédito corporativas para ejecutivos de viajes frecuentes.

Viaje comercial: Es la movilización que busca aumentar el comercio, es decir visitas a clientes, preparar presupuestos de servicios a prestar, negociaciones de contratos, entre otros.

Viaje de congreso: Son aquellos donde el trabajador representa a la organización en un evento que busca el compartir de conocimiento, entiéndase ferias, jornadas de aprendizaje especializadas, congresos y actividades afines, tanto como asistente o como expositor son buenas oportunidades para crear alianzas comerciales con profesionales del mismo perfil que el viajero corporativo.

Viajes como incentivo: Estos son aquellos entregados como premio a clientes, proveedores o empleados que hayan alcanzado una meta estipulada previamente (como por ejemplo cantidad de unidades vendidas)

Viajes internos: Estos son aquellos que se realizan con un fin laboral dentro de la misma organización, es común en empresas con diversas sedes pero que ciertas funciones o procedimientos se encuentran centralizado en un solo departamento en otra locación.

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Foto de Fabrizio Verrecchia

¿Qué es el bleisure Travel y porque deben contemplarlo las empresas?

Los bleisure travel son aquellos viajes donde se añade una cantidad de ocio a un viaje profesional, es decir una ampliación de los viajes de negocios por parte del empleado para disfrutar de su estancia en otra ciudad, una tendencia que va en aumento a medida que se hace más conocida por el contenido de blogs disponibles en la web.

Estudios internacionales han encontrado que al menos el 60% de los viajeros corporativos están dispuestos a mezclar trabajo y placer durante su estancia en otra localidad, siendo la tendencia mucho mayor en jóvenes que en personal de mayor edad, pero en todos los casos opinan que les permite obtener conocimiento que han podido usar para cumplir con los objetivos del viaje.

En esta práctica los trabajadores aprovechan para solicitar días libres una vez culminadas las actividades planteadas en el destino, pudiendo aprovechar adicionalmente luego de la jornada para tiempo de ocio para realizar actividades culturales, paseos o conocer los destinos turísticos de la ciudad.

Si bien esta práctica no tiene nada de malo, es misión de los analistas de gastos estipular mediante una política de gastos donde se encuentra la frontera entre el placer y el trabajo, a fin de no cubrir costos fuera de la responsabilidad con el trabajador (este es el caso más común donde se puede cometer fraude de viajes corporativos).

También es importante considerar los casos donde el empleado decide llevar a su familia consigo al viaje, aquí igualmente es importante la asesoría de un travel manager que asesore adecuadamente tanto a la empresa como al trabajador para poder terminar el viaje sin conflictos.

Las herramientas digitales para eliminar el papeleo de los gastos de viaje

Uno de los principales retos para los ejecutivos y sus viajes corporativos es disponer de la información de sus compras y gastos tanto previstos como imprevistos para poder presentar la evidencia y ser elaborado un informe de gastos, un proceso que puede convertirse en algo frustrante considerando que muchos tickets están diseñados para degradarse más naturalmente.

En ese sentido el avance tecnológico ha permitido en muchas ocasiones flexibilizar el trabajo de los empleados que realizan viajes corporativos a fin de que puedan realizar su trabajo de manera más eficiente, en esta transformación digital existirán entonces diversas herramientas que pueden simplificar mucho el trabajo del viajero y de la organización:

  • Uso de servicios de neobanco para la automatización de gastos
  • Tarjetas de crédito y debido corporativas
  • Servicios en la nube para la mantener la información siempre a la mano
  • Aplicaciones de captura de pantalla enlazadas con los servidores de la empresa, de manera que puedan anexarse a la estructura de costes las facturas para que puedan ser analizadas en tiempo real, en lugar de esperar a fin de mes.
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