Las 4 claves para gestionar los gastos de viaje

Control de gastos may. 25, 2020

Los pagos de viajes pueden transformarse fácilmente en un problema de liquidez y expansión para cualquier empresa que no regula adecuadamente su gestión de gastos, solo por el aumento exponencial de gasolina y kilometraje en 2019 esa cuenta bancaria va en escalada, también desde los costes de viaje y servicio de hotel pueden reducir las ganancias sino se realiza un control adecuado de los mismos.

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Es por ello que pensando en esto hemos resumido cuatro herramientas clave que te facilitaran la gestión de los pagos relacionados con los viajes que debe realizar tu personal en nombre de la organización, disminuyendo el impacto en las cuentas de banco de la empresa mediante un control de gastos.

Los costes de viajes de trabajo

Los viajes de negocios son una necesidad frecuente en las empresas que desean ampliar sus operaciones y expandirse, no obstante, la frecuencia de los viajes va en aumento y los países de destino se van alejando considerablemente, entonces la partida presupuestaria para realizar estos pagos de kilometraje, comida y hospedaje pueden causar un impacto severo en las ganancias del ejercicio fiscal.

Estudios actualizados consideran un promedio de 720 euros por trabajador, esto abarcando los costos previstos donde los principales están relacionados con la dieta y el transporte del trabajador, los cuales pueden ser planificados con bastante facilidad.

Sin embargo, es necesario incluir una porción de los mismos costes para todo lo que incluye momentos imprevistos, los cuales, a pesar de no ser poder controlables, hay que tenerlos presentes a la hora de tomar la responsabilidad de enviar a un trabajador lejos de su residencia.

El peligro del fraude de viajes de trabajo

Otro aspecto que debe considerarse a la hora de evaluar implementar una gestión efectiva de los gastos de viaje para los trabajadores es la de la posibilidad de sufrir fraudes, es decir el pago de sobreprecios ofrecidos dentro de los tickets consignados por el trabajador los cuales no están incluidos dentro de la política de gastos que dispone la empresa.

En muchos casos puede tratarse de algún consumo adicional de bebidas o servicios que el trabajador paga durante su estadía en el hotel (que se incluye en la factura del servicio de hospedaje y puede quedar oculta en el costo total de la estadía) pero que si no se controla con efectividad puede comenzar a generar pérdidas importantes. Es necesario saber cómo ahorrar en la gestión de gastos de empresa.

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Gestión de gastos de viaje: Cuatro claves sencillas para controlarlos

Ahora que se han comprendido los peligros que pueden rondar cuando no se maneja adecuadamente los gastos de viaje de negocios, veamos cómo controlar estos gastos, ahora bien dependiendo del tamaño de tu empresa necesitarás ser más o menos minucioso en función de la frecuencia, cantidad de viajeros y lugar de destino.

Como norma general es posible pronosticar y planificar una partida en los asientos contables para prever todos los costes que deben realizarse a la hora de efectuar un viaje de negocios, si se mantiene un cronograma previsto y vías de comunicación con los destinos frecuentes no debería presentarse mayor problema.

Dicho esto, es importante analizar cuáles son los aspectos que pueden modificarse en los viajes de negocios: Desde el cambio de cita con un posible inversor (prolongando la estadía), aumentos inesperados de impuestos de viaje, cambios de vuelos, entre otros…es muy difícil tener una guía definida de cuánto deberá gastarse en cada viaje, puesto que en cada traslado es posible enfrentarse con contingencias que deberán ser resueltas por el viajero.

Por eso es necesario abarcar cuatro claves necesarias para agilizar la planificación y previsión de los gastos de viaje, así, de manera sencilla se pueda ahorrar dinero en estas situaciones, ya sea en saber cuánto tengo que pagar por kilometraje o ahorrar gestionando mejor las dietas.

1-Organizar adecuadamente el viaje

Cuando se planifica adecuadamente los gastos de un viaje se debe estipular en primera instancia el presupuesto por empleado, ya que, aunque puede estipularse cuántos trabajadores deben realizar el viaje, esta cantidad puede variar a último minuto.

En este aspecto es importante considerar el destino del viaje, su duración, que actividades va a realizar durante ese tiempo y donde deberá realizarlas (si se debe reunir con un inversionista es posible convenir la reunión en el lugar de alojamiento), si él mismo viajará con algún familiar, etc.

Dependiendo de la frecuencia y cantidad de trabajadores en nómina que deberán viajar una inversión práctica es la de contratar un Travel manager cuando se tiene una alta tasa de viajes de trabajo, se encargan de buscar ofertas o negociar paquetes de descuento con proveedores que a la larga puede ahorrar importantes cantidades de dinero

2-Coordinar un adecuado hospedaje

Conocido el destino entonces lo primordial es abarcar los costes de hospedaje, si se planifica una estancia moderadamente corta es importante conseguir hoteles con servicio de transporte a aeropuertos, eso ahorrará el costo de kilometraje de taxis.

Cuando las estadías son más prolongadas para un grupo de trabajadores puede evaluarse el alquiler de apartamentos con servicios de limpieza y alimentación, permitiendo no solo regular sino además ahorrar dinero en manutención de los trabajadores durante la estancia.

Muchas veces puede salir mucho más económico realizar los pagos y reservaciones con algún tiempo antes del viaje, en especial en estos momentos donde la economía puede fluctuar de manera agresiva, esto aplicará tanto para el servicio de hotelería como pasajes de avión.

3-No dejes por fuera los gastos adicionales

A la hora de la gestión de gastos de viaje deberás considerar el costo de transporte público, privado o servicio de parking, puedes investigar un valor promedio y compararlo con el de tu ciudad para obtener una proyección del mismo.

Este punto es muy importante porque permite tomar decisiones relacionadas con el coste de hotelería ¿Es mejor un hotel económico, pero más alejado del lugar de trabajo? El coste del transporte podría hacer que se emplee más dinero del previsto inicialmente

4-Controla los gastos no previstos

Como se dijo antes existen costes que no se pueden saber a la hora de realizar un viaje, en ese caso se puede realizar un control de daños ofreciendo herramientas para su solución que puedas controlar:

  • Reserva en instituciones que permitan cambio de fecha o reembolso total o parcial (para viajes que se postergan o se cancelan)
  • Contrata seguros de viajes que abarquen cambio de vuelo, pérdida de equipaje o hurto.
  • Maneja las operaciones extras que deban realizar los trabajadores con ayuda de neobancos o tarjetas de crédito corporativas, estas opciones le darán adicionalmente una seguridad extra a los trabajadores.

En definitiva, para una adecuada gestión de los gastos de viaje solo es necesaria una adecuada planificación, un error a la hora de prever los costes usuales puede causar un aumento de la cantidad de gastos extra, que a largo plazo pueden hacer mucho daño a las ganancias de la empresa.

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