En tiempos de confinamiento, no olvidarse del informe de gastos

abr. 30, 2020

Tanto antes de la pandemia como ahora, hay ciertos hábitos y tareas que hay que seguir desarrollando, uno de ellos el control de los gastos tanto del hogar como de la empresa, porque los gastos seguirán habiendo y si nos despistamos nos puede perjudicar bastante.

Por eso, cada trabajador durante su jornada laboral al desarrollar su actividad relacionada con la empresa y realiza cualquier tipo de gasto es importante que haga el informe de gastos para facilitar a la empresa la gestión de sus gastos.

En este informe se desglosan y muestran los gastos incurridos de la empresa, que después se entregan al departamento financiero o al de recursos humanos, quienes recogen todos los informes de gastos de los trabajadores y verifica estos gastos para después reembolsar a cada miembro. Importante recoger cualquier tipo de justificante sobre los gastos hechos, ya sean tickets de compra o facturas.

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En cuanto a su presentación, es depende de la empresa porque hay unas que lo hacen semanalmente y otras diariamente, pero lo recomendable sería hacerlo de forma periódica para llevar al día los gastos empresariales.

Su contenido debe incluir unos apartados mínimos aportando el máximo detalle posible para facilitar a los del departamento financiero o de recursos humanos a la hora de comprobar la veracidad de estos gastos:

  • Identificación del empleado que ha hecho alguna compra o gasto, incluyendo el departamento en el que pertenece, el puesto y su supervisor, para saber a que trabajador hay que reembolsar el dinero.
  • Fecha del gasto realizado, proporcionando orden frente a otros informes.
  • Tipo de gasto para que sea más fácil a la hora de clasificar el gasto, si es relacionado con dietas de desplazamiento, de alojamiento, de reuniones de equipo como comprar algún material, desplazamientos y viajes u otra temática.
  • Descripción del gasto realizado con el máximo de detalle, pero mínimo de palabras, por ejemplo, cena con cliente o alojamiento del viaje a Londres.
  • Nombre del proveedor del cual hemos adquirido el bien o servicio, en el caso de haberse alojado en un hotel, indicar el nombre de este.
  • Importe del gasto, que depende que empresas requieren el desglose incluyendo los impuestos.
Statistics on a laptop
Photo by Carlos Muza / Unsplash

Aun así, hoy en día existen otras herramientas más eficaces y eficientes para el proceso de gestión de gastos que además simplifica esta tarea. Por ejemplo, hay empresas que ofrecen un producto concreto y para contribuir en el informe de gastos hay que hacer una fotografía del ticket o factura y subirla a una plataforma. Otras empresas, sin necesidad de recopilar justificantes de gastos (facturas y tickets), con sólo usar una tarjeta para efectuar el pago de compras ya es suficiente para reflejarlo en una plataforma donde la empresa controla las transacciones de todos los gastos. Aprovechar estas herramientas facilita las tareas de otros departamentos y la rapidez de estas, asimismo, se ahorra tiempo y costes, pudiendo invertir en otras actividades o inversiones.

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