Guía sobre gestión de viajes para negocios

Control de gastos jun. 04, 2020

Desde hace muchos años el término globalización ha marcado la pauta en la manera en cómo debemos dirigir nuestras empresas para mantenerlas a flote en la tempestad de competencia en la que nos encontramos en el mercado actual, y uno de los costes más relevantes y peligrosos a la hora de aplicar controller a los asientos contables son los gastos de viaje apara negocios.

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Imagen de VisionPic

¿Qué es el travel management?

Y es que es prácticamente imposible pensar en una organización que no necesite ampliar sus fronteras. Las conferencias de ventas potencian al equipo de personas que es tan importante para la generación de ingresos, los simposios conllevan la capacidad de adiestrar a nuestro personal en las nuevas tecnologías y maneras de trabajar, en fin: Todo viaje corporativo es una oportunidad para la empresa, pero ¿Cuándo su coste es demasiado elevado?

Para poder manejar adecuadamente este ámbito que puede fácilmente crear una fuga sustancial de dinero en nuestra organización es necesario la presencia de una política de viajes de la empresa, y para administrar mejor estos objetivos la mejor figura será el Travel Manager.

Por ese motivo tenemos para ti un pequeño resumen que abarca todo lo que necesitas saber sobre esta figura, además de incluir su papel en mantener las ganancias de tu empresa en buenos números.

La misión del gestor de viajes

El gestor de viajes o también conocido como travel manager es un ejecutivo especializado en la administración de viajes corporativos, es decir que su trabajo consiste en lograr que los trabajadores de una organización sean capaces de trasladarse con las mejores condiciones, tomando como prioridad la seguridad y comodidad de los mismos durante el tiempo que deban encontrarse fuera de la ciudad.

Para alcanzar este objetivo el travel manager debe contemplar dos trabajos: por un lado, ajustar los viajes a ser realizados a los planes de negocio de la empresa y simultáneamente cerrar las partidas presupuestarias para garantizar el bienestar de los viajeros corporativos en el viaje.

Igualmente, el gestor de viajes deberá cumplir con una función de consultoría con sus compañeros de trabajo para resolver sus dudas e sobre la aplicación de las reglas de la empresa concernientes a los gastos a realizar durante su viaje, como complemento deberá canalizar las opiniones de los viajeros, a fin de poseer una base de datos que permita buscar oportunidades de mejora o repetir acciones tomadas adecuadamente.

Sin embargo, las responsabilidades del gestor de viajes no incluyen la supervisión del cumplimiento de las políticas por parte de los viajeros, es decir, no puede vigilar la aplicación de los lineamientos de gastos, dentro de su análisis puede encontrar oportunidades de mejora y diagnosticar posibles fuentes de fraudes de viajes en un caso determinado.

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¿Cuál es el perfil profesional de un excelente Travel Manager?

Para poder encontrar a un excelente gestor de viajes es necesario que el mismo cumpla con unos requerimientos sociales y tecnológicos importantes, para que pueda cumplir adecuadamente con la misión de proteger a la empresa según la política de viajes de la misma, ya sea para incluir a alguien en nómina o para contratarlo por un servicio outsourcing:

  • Necesita dominar gestión de proyectos a la perfección, puesto que todos los viajes corporativos deberán manejarse bajo ese esquema, donde existirá una planificación, un presupuesto definido y acciones correctivas para subsanar cualquier imprevisto.
  • Debe poseer una inteligencia social y emocional elevada, manejar la empatía necesaria para poder comunicarse asertivamente con proveedores de servicios de hotelería, comida y transporte, igualmente con las posibles no conformidades que presenten los viajeros corporativos.
  • Obligatoriamente necesitará manejar las nuevas tecnologías, no es simplemente poder aplicaciones como “booking”, incluye además conocer de gestores de contenido, proyecciones de costos de kilometraje y comida en los destinos a viajar, entre otros para el control de gatos.

¿Cuáles son las funciones de un gestor de viajes?

Gracias a estas destrezas el gestor de viajes puede planificar de manera efectiva los mejores viajes corporativos, en función de las necesidades de los demás departamentos de la organización.

Un claro ejemplo de su capacidad de resolver problemas es debe responder a las interrogantes: ¿Es mejor el viaje en autobús o en avión? ¿Es mejor definir este viaje para la última semana de julio o la primera de agosto? ¿Es necesario emplear una tarjeta de crédito de una cuenta bancaria de la empresa? ¿Cuál es la combinación transporte público/alojamiento óptima y más económica? Entre otras.
Puntualizando entonces se tienen que las funciones obligatorias del travel manager son:

  • Resguardar y velar por una política de viajes actualizada.
  • Deberá organizar los viajes de los empleados de la compañía según las necesidades de la misma.
  • Mantener una planificación de viajes que será reportada a la alta gerencia según sea requerido de manera periódica.
  • Investigar todos los aspectos de costos previstos para poder apartar los recursos a ser utilizados (kilometraje, comida, hospedaje, servicio de aparcamiento, seguro de viajes, transporte público, entre otros).
  • Acordar con los proveedores los mejores precios intentando obtener la mejor relación costo beneficio en cada uno de los casos.
  • Mantener relación con los proveedores de servicio en cada uno de los destinos posibles, a fin de mantener un repertorio de opciones que protejan la seguridad, comodidad y eficiencia de cada trabajador.
  • Recolectar una retroalimentación de la experiencia de viaje de cada trabajador, a fin de ir filtrando la calidad y atención al cliente de cada una de las empresas y servicios contratados.

La política de viajes de tu empresa

Una de las primeras guías que tienen los travel manager es la redactar las normas sobre las cuales se regirán los gastos relacionados a los viajes corporativos, es decir englobar dentro de esta política todos los lineamientos fundamentales sobre la organización del desplazamiento del personal y las prioridades en este aspecto.

Estas normas deberán incluir al menos lineamientos que permitan realizar un control efectivo sobre la gestión de viajes, es decir: una lista de responsabilidades y funciones tomando como base la presencia de un Travel manager que se encargará de administrar los recursos disponibles con eficiencia tomando como prioridad la seguridad del viajero corporativo.

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