Guía para frenar el fraude en gestión de gastos

Control de gastos jun. 08, 2020

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Imagen de Andrea Piacquadio

Es imposible no pensar en una empresa que no necesite movilizar a su personal fuera de las instalaciones, desde el caso más simple de ir a realizar gestiones administrativas o registros al ayuntamiento, hasta conferencias de ventas, viajes fuera de la ciudad e incluso del país.

Y por ese motivo que todas y cada una de las organizaciones se encuentran expuestas a sufrir fraude en sus viajes corporativos, una práctica a la que si no son aplicados los controller adecuados puede acarrear pérdidas significativas a la empresa.

Sin embargo, para ocuparse de solventar el problema simplemente se necesita aplicar una gestión efectiva de gastos, es decir, que gracias a usar esta herramienta de contabilidad de costes es posible proteger a tu empresa de una fuga de capital bastante importante.

El fraude de viajes corporativos y sus peligros

Los fraudes corporativos que pueden sufrir las empresas, en esta clase de delito se trata de que la empresa emplee una mayor cantidad de recursos de las que son necesarios para realizar las operaciones, trayendo como consecuencia inmediata una fuga de dinero que si bien en la mayoría de los casos se produce paulatinamente a largo plazo los resultados son catastróficos.

En específico el fraude de viajes corporativos es uno de los puntos angulares a los cuales se les debe aplicar un adecuado control de gastos, consiste en las técnicas que pueden emplear los trabajadores para incrementar el monto de los costos en las actividades relacionadas a su viaje, con el objetivo de que la empresa cancele pagos superiores a lo que le corresponde y están adaptados a su política de gastos.

Un ejemplo sencillo es el de trabajadores que acuerdan con el taxista al momento de realizar un viaje para gestiones intracomunitarias un aumento en el pago del kilometraje o la cantidad de comidas que debería consumir durante el transcurso de las jornadas realizadas por el trabajador.
También puede darse el ejemplo en el caso de pagar a un ejecutivo de ventas en un viaje a una sede en otra localidad: Si bien es deber de la empresa reservar el hotel, las películas o eventos deportivos pay per view o ítems de lujo como postres o bebidas ordenados por el trabajador no tienen que traducirse en un pago por responsabilidad de la empresa.

Esto puede ser común al momento en que un trabajador use una tarjeta de crédito propia para pagar en espera de un reembolso por parte de la organización.

En los ejemplos más fraudulentos el trabajador “infla” los gastos de una comida para obtener por convenio con el restaurante una comisión del monto total, sabiendo que en una empresa sin una correcta contabilidad de costos la organización pagará la deuda sin réplica.

Indicativos para detectar los fraudes en viajes corporativos

Debido a que la única herramienta con la que se cuenta a la hora de hacer los reportes de gastos son los tickets y recibos consignados por los trabajadores para proceder a la respectiva digitalización de facturas, es preciso entonces revisar el concepto de las mismas, para constatar la validez de los conceptos a pagar.

Igualmente se necesita verificar el usuario que los pagó, si la ubicación del establecimiento es congruente con los destinos del viaje, igualmente la fecha realizada.

Es preciso adiestrar al analista de gastos para que pueda ser lo suficientemente hábil para emplear toda esta información y filtrar adecuadamente los tickets a la hora de emitir el informe de gastos, de lo contrario se cae en recurrentes e igual de costosas pérdidas de tiempo debido a un trabajo poco eficiente.

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Imagen de Andrea Piacquadio

Las consecuencias de no controlar los costes en los viajes corporativos

Si estos aspectos descritos previamente no son considerados a la hora de admitir o rechazar las facturas consignada por los trabajadores, la fuga de dinero se puede transformar en un problema importante.

En primera instancia, entre las dietas y kilometrajes consignados por los trabajadores que no realizan adecuadamente sus funciones durante el viaje, se puede sumar un alojamiento por encima de lo que se encontraba estipulado en el presupuesto, entonces es muy sencillo para el personal argumentar “me quede corto con los fondos, debí pagar de mi propio bolsillo”. Existen casos donde puede que sea cierto, igualmente es factible que solo esté engordando una ganancia de este aspecto.

Seguidamente se encuentra las repercusiones sobre los costos del producto y servicio que provee la empresa, siendo los gastos administrativos parte de una adecuada contabilidad de costos, que, si bien el cliente o consumidor pagara parte del fraude, les restará competitividad y rotación a las ventas si el precio se eleva demasiado.

¿Cómo proteger a tu empresa de los fraudes en gastos de viajes de negocios?

Una vez diagnosticado el problema es sencillo aplicar contramedidas que puedan minimizar el impacto de esta clase de fraude, si bien no siempre será posible prevenirlo, las pérdidas podrían bajar sustancialmente si un adecuado manejo de estos costes es llevado a cabo.

¿Qué se necesita para lograr una adecuada gestión de gastos?

Existen en ese sentido diversos puntos a implementar para lograr instaurar sistemas de control de contabilidad de costes en la organización:

  • Implementar automatización del proceso: Mientras más rastro de papel se maneje es más fácil que se puedan producir “traspapeleos” o “pérdidas” que causarán problemas a la empresa y al trabajador, es mejor aplicar un sistema de gestión automatizado, permitiendo una digitalización de facturas y la detección de problemas eficientemente.
    Es muy sencillo alcanzar esto gracias a sistemas computarizados y software a medida, lo cuales son diseñados para este fin, donde como empresa defines los parámetros de alerta
  • Emplea banca centralizada: la creación de cuenta bancaria corporativa con sus respectivas tarjetas de débito y plásticos crediticios es otra excelente alternativa para centralizar, si bien solo podrán usarla personal de confianza estas cuentas de banco para empresas pueden al menos minimizar los gastos extras o disposiciones de dinero que deba hacer el trabajador por su cuenta ocasionando reembolsos.
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