Método definitivo para digitalizar tus procesos

Ahorrar may. 28, 2020

El mundo se encuentra en constante evolución, y en especial después de sobrevivir a la pandemia ocasionada por el nuevo coronavirus Covid-19 es necesario como líderes tomar las decisiones que puedan apoyar a mejorar nuestra gestión de empresas haciéndolas no solo más productivas sino además contribuyendo a preservar el medio ambiente.

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Imagen de Kaboompics

En ese sentido digitalizar los procesos internos es una meta que cualquier organización que desee emerger en el mercado durante esta recesión económica debe considerar, puesto que supone diversas ventajas tanto para la empresa como para el medio ambiente.

Por ese motivo hemos desarrollado un pequeño resumen sobre el método definitivo para digitalizar tus procesos con intención de abarcar las ventajas de ser amigables como el medio ambiente como un bono adicional a todos los beneficios que existen de sumarse a la nueva revolución de la industria, actualizando las dinámicas corporativas a las nuevas tecnologías.

La transformación digital

Desde el año 2018 en España se ha encontrado un aumento significativo de las empresas que se suman a la corriente de la transformación digital (se estipula una tendencia del 60% de las PYMES), en primera instancia por ser una de las mejores herramientas para integrar las fortalezas de los departamentos y permitir a las empresas evolucionar a una mejor gerencia empresarial.

Este proceso ha ido evolucionando lentamente en el proceso productivo, integrando las nuevas tecnologías a la ingeniería de proceso, dando pie a procesos de manufactura más automatizados gracias al uso de sensores y toma de datos no invasivos al proceso productivo, permitiendo una recolección, análisis y tratamiento estadístico de datos que fácilmente puede administrar eficientemente la producción.

Este es el mismo principio en el cual se basa esta tendencia, es aplicar nuevas herramientas tecnológicas tanto físicas como de software a medida para poder optimizar los procesos administrativos como el control de gastos para que equiparen la eficiencia y capacidades del proceso productivo que desean apoyar.
Sin embargo, hay un aspecto secundario que es igual de provechoso de realizar este paso a la era digital: optimizar los recursos disponibles y usar medios más “renovables” para producir un menor impacto ambiental.

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Imagen de Fauxels

Digitalización y medio ambiente

La cultura verde lleva bastante tiempo rondando en nuestro mundo, este principio que busca economizar recursos naturales y reciclar con intención de reducir el impacto de las actividades domésticas e industriales sobre el medio ambiente.

En muchos casos los países han adoptado esta cultura reflejadas en las normativas sobre el cuidado del medio ambiente, implementando estrategias ecológicas en sus instituciones y creando impuestos o sanciones cuando estas normativas no son respetadas.

Sin embargo, más allá del aspecto coercitivo de la legislación nacional adoptar estrategias que protejan el medio ambiente (como la digitalización de procesos administrativos) disponen de excelentes beneficios para la organización como estos:

  1. Permite un ahorro importante: En especial en los costos de papelería y artículos de oficina, el uso de papel reciclado, imprimir documentos por ambas caras, economizar tinta, ahorra igualmente en la compra de artículos de oficina como plumas, lapiceros, grapas, y pare de contar.
  2. Crea una mejor imagen de la empresa: Ser una organización comprometida con el cuidado del medio ambiente produce un aura de valores que logra una mayor estima tanto para tus proveedores, como trabajadores, ese aumento de estima por la empresa y sentirse parte de una contribución con el mundo puede causar un vínculo que favorece el ambiente laboral y ese la productividad.
  3. Mejora las ventas: Es un hecho comprobado, ser parte de la cultura verde proyecta una mejor impresión en los clientes y esto favorece la compra de los productos y servicios que se comercian.

Digitalizando los procesos

A medida que salimos de la pandemia del Covid-19 se hace más significativa la necesidad de las empresas de transformarse digitalizando sus procesos, si bien porque no hacerlo genera una desventaja gerencial importante que puede comprometer la capacidad de la empresa a seguir a flote en el actual mercado, también una parte de las mecánicas del trabajo ya se han venido implementando previamente.Además, esto ayuda a tener bajo control tus finazas.

Y es que gracias al proceso de sobrellevar la producción en conjunto con el aislamiento de la pandemia demostró que impulsar nuestros mapas de procesos administrativos con ayuda de herramientas tecnológicas es posible: Durante la cuarentena todos debimos ajustar nuestros esquemas de trabajo y adaptarnos al teletrabajo, así como lanzarnos a la digitalización de facturas y en algunos casos incluso contratar servicios de neobancos.

Sin embargo, la digitalización de procesos no es únicamente la compra de servidores, tablets, contratación de servicios en la nube, o pagos de servicios de conferencias remoto. Entre otros incluye también canalizar esfuerzos para nutrir al personal en estas nuevas tecnologías, apoyados por una política corporativa que puede englobar este proceso con una iniciativa de proteger el medio ambiente.

Beneficios de la digitalización

Particularmente este proceso de transformar la administración de tu empresa en una matriz gerencial digital dispone de una serie de ventajas bastante atractivas:

  • Ahorro de tiempo: Muchos de los softwares a medida y aplicaciones ad-hoc que van de la mano con el proceso de digitalización de procesos internos permiten agilizar procesos administrativos repetitivos y que solo consumen tiempo de los trabajadores sin realmente sacarle provecho, esto aumenta automáticamente la eficiencia de los mismos.
  • Permite administrar mejor la inteligencia gerencial: Muchas empresas a medida que crecen se encuentran minadas de extensos informes que solo consumen tiempo para quien lo hace pues no aportan información significativa para que el líder pueda tomar las decisiones adecuadas, gracias a estos mecanismos digitales es posible procesar y obtener datos de manera congruente y eficiente para saber realmente lo que se necesita.
  • Mejora las ventas: Un aspecto que cualquier transformación digital va a abarcar es el concepto de experiencias de usuario, la aplicación de gestores de contenido y manejadores de la relación con los clientes pueden marcar la diferencia en un mundo mucho más envuelto en el internet, en este punto es muy positiva la difusión de mensajes de cultura verde, donde tu empresa es parte de la contribución con conservar el planeta.

La digitalización de procesos internos es esencial para mantener la competitividad, ofreciendo no solo ventajas desde el plano productivo y de ventas, sino además permitiéndote un ahorro a medida que cuidas el planeta.

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