Consejos para un reporte de gastos eficiente

Control de gastos may. 27, 2020

Pocos documentos contables tienen tanto peso como el reporte de gastos dentro de una gestión administrativa eficiente, ya que funciona como una expresión de la rentabilidad de las transacciones de la empresa, estipulando cuanto se ha invertido directa o indirectamente en las actividades que debe realizar la organización para funcionar.

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Imagen de Andrea Piacquadio

La relevancia de este reporte puede fácilmente determinar fallos importantes dentro de una gestión de empresas e influir en gran medida en la estructura de los costos de la organización, pudiendo afectar en casos extremos no solo el costo final de un producto en la calle, sino en mantener una empresa a flote.

Es por ello que la responsabilidad de elaborar adecuadamente el reporte de gastos se transforma en un tema controversial para cualquier alta gerencia ¿Es realmente viable ejecutar el control de gastos de manera manual, confiable y confidencial?¿Es viable la automatización de la digitalización de facturas con la ayuda de un sistema contable?

Para facilitar a los responsables de tomar esta complicada decisión sobre la automatización de los procesos de generar los reportes de gastos, hemos elaborado una pequeña guía que explica detalladamente cuales son los costes de realizar este trabajo de manera convencional y los beneficios que pueden conseguirse con la implementación de medios modernos para el control de gastos.

El coste de hacer un reporte de gastos de forma manual

Al igual que cualquier actividad contable dentro de la empresa, el registro y cálculo de los gastos (La sumatoria de costos pagados por los trabajadores en nombre de la empresa y que deben ser reembolsados por la misma) posee una cantidad de coste asociado en la parte administrativa, en pocas palabras: Se traduce en una perdida toda ineficiencia durante el proceso de elaborar un reporte de gastos.

En ese sentido para demostrar la viabilidad de reemplazar el procedimiento contable convencional por un controller financiero automatizado es preciso entonces abarcar una disección apropiada de todo el proceso administrativo, a fin de determinar los costos de cada etapa de manera objetiva.

Es sabido por los especialistas que desde la organización más pequeña de personal la responsabilidad y actividades de manejar la gestión y control de gastos y estructura de costos requiere el trabajo de dos o tres personas como mínimo, debido a que se deben cumplir los siguientes pasos:

  • El analista de gastos deberá recolectar toda la documentación que soportará los asientos contables del reporte.
  • Posteriormente con la evidencia encontrada elaborar el reporte de gastos del periodo, recordando que este trabajo necesita un ojo clínico ya que cualquier error humano puede descuadrar las cuentas analizadas.
  • Luego deberá enviar una versión previa del reporte de gastos a un supervisor para validar los resultados del mismo.
  • En función de esa verificación se deberá aprobar o rechazar el documento, en un primer caso se prosigue, si no es necesario repetir el proceso hasta este punto (prácticamente duplicando el costo del proceso)
  • Se transcribe en el software de cuentas la información obtenida del reporte
  • Se emite el reembolso para los gastos realizados por los trabajadores.

Costes directos de un reporte anual de gastos

Este coste innecesario es más significativo en las PYMES donde es posible que en el procesamiento de gastos alcancen casi los veinte euros, lo que conjuntamente con los reportes repetitivos donde en muchos casos se presentan errores o falta de data (pudiendo alcanzar hasta el 20% de los documentos emitidos) se traduce en una elevada pérdida por una sencilla actividad administrativa.

Considerando todos estos factores se puede estimar un aproximado de casi treinta y cuatro mil euros (34.000€) al año en costo directo neto de la elaboración de estos reportes, una cifra exorbitante en comparación de lo que se piensa pagar por la automatización de la elaboración de los reportes.

Costes indirectos de un reporte de gastos

Como bien se conoce desde la contabilidad existen costos directos e indirectos, estos últimos a pesar de ser menos tangibles igualmente deben ser considerados a la hora de evaluar cuáles costos son mayores:

  • Tiempo mal invertido en la elaboración e inversión: Si bien existe un coste de salario que debe contemplarse al momento de evaluar el método tradicional también debe pensarse en que, si un método automatizado es capaz de elaborar el reporte, entonces el personal que debía hacer previamente el trabajo se encuentra disponible para realizar tareas más productivas.
  • Ambiente laboral desfavorable: Un trabajador feliz es un trabajador eficiente (al menos un 10%), entonces sí debe realizar una actividad monótona y complicada se desarrolla una falta de ánimo que fácilmente puede causar improductividad no solo del trabajador responsable sino de todo el equipo de trabajo.

La automatización de los reportes de gastos

Entonces ¿Por qué los gerentes y directivos prefieren emplear el medio tradicional? La respuesta viene de la mano con las impresiones y una vieja manera de gestionar negocios (de los años en los que ellos aprendieron cómo se debía comportar una gestión contable adecuada).

Entre los motivos que pueden presentar se encuentran: Mantener la confidencialidad (ya que los sistemas automáticos “pueden ser manipulados o espiados”), los costos (de realizar una inversión por un controller financiero que pueda agilizar el proceso) o su poca fe en la capacidad de las máquinas en realizar este trabajo administrativo.

Sin embargo, seguir este proceso que se va quedando obsoleto solamente conlleva a mayores pérdidas para la empresa, si bien la inventiva y pasión humana no pueden ser reproducidas por herramientas de inteligencia artificial, estas son capaces de agilizar y evitar errores en los procedimientos administrativos tradicionales, y gracias a esto aumentar las ganancias del ejercicio de la empresa.

La aplicación de sistemas automatizados para la elaboración de estos reportes de gastos realizados permite:

  • Evitar con mayor facilidad los gastos fraudulentos en comisiones y gastos de viajes de trabajadores.
  • Disminuye el pago de comisiones y cuotas cuando estos gastos son elaborados por tarjetas de crédito.

La automatización del proceso de elaboración de reportes de gastos es una herramienta fundamental para disminuir los costos de cualquier empresa, elevando solo por la medida pequeña la eficiencia y satisfacción laboral de los trabajadores y permitiendo el sobre pago de algunas transacciones, todo eso se traduce en una mayor productividad y ganancias para la empresa.

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