Claves para el teletrabajo efectivo

Tips mar. 19, 2020

El Covid19 o también conocido como Coronavirus ha obligado a muchos países a tomar medidas con el fin de paralizar el desplazamiento de sus habitantes para evitar la expansión. Una de ellas es el teletrabajo. Aquí te contamos más sobre esto.

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Photo by Annie Spratt / Unsplash

Los efectos del teletrabajo

A muchas empresas y sus trabajadores no nos ha quedado más remedio que a adaptarnos a la situación, uno de los aspectos más importantes para la supervivencia en el mercado.

Son muchos los que estaban acostumbrados a salir de casa e ir hasta la oficina a trabajar donde disponían de su material necesario para desarrollar sus tareas y asimismo verse con los compañeros y otros miembros, desarrollando una comunicación directa. Hay que maximizar y aprovechar este panorama por lo que recomendamos alternativas como el trabajo en remoto, para maximizar e introducir una serie de mejoras y rutinas en comunicación interna y la ejecución eficiente de proyectos.

Aunque ya existen empresas que parcialmente trabajan así durante algunos días de la semana, no es lo mismo este estado híbrido que estar en remoto 100%.

Cómo roganizar un teletrabajo efectivo

En este punto, quienes empiezan a trabajar en remoto priorizan desde el primer día implementar procesos para mejorar la comunicación interna.

Tres aspectos imprescindibles a consolidar durante este método de trabajo son la autonomía, confianza y transparencia.

Autonomía. Dar autonomía a los equipos y sus miembros para que no dependan de otras personas al tomar decisiones o cometer errores, contribuyendo en la rapidez de los procesos y realización de tareas. Si cometes un error, asume la responsabilidad, reconócelo, comunícalo lo antes posible para solucionarlo ágilmente.
Eso sí, colaboración no es igual a consenso. Hay que minimizar los consensos, definir un scope y responsable último. Delimitar responsabilidades para evitar que cada decisión que se tome tenga que requerir permiso del grupo entero.

Confianza. Factor clave para el buen funcionamiento de la comunicación dentro la empresa e imprescindible para no perder autonomía y evitar que fracase este método de trabajo.
Transparencia. Todos han de tener acceso a la información: procesos, decisiones y reuniones, para facilitar su consulta de forma universal y no interfiera en el trabajo asíncrono.

Muchos son los CEO, CTO o trabajadores que están alejados la mayor parte de su tiempo de las oficinas ya sea por visitas de oficinas de otros países, para reunirse con clientes y con la Junta, asistir a conferencias, entre otros. En este caso, remarcar lo significativo que es el trabajo remoto ayuda bastante.

"If you want remote to work, start by cutting off the head'', dijo Julien Dollon el director de Ingeniería de Oracle en una conferencia dedicada a los líderes tecnológicos (TechRocks)."

Lo que significa es: debe haber alguien que tome la iniciativa y sea el primero en trabajar de forma remota, mientras el resto del equipo está en la oficina. Esto es un aspecto importante del proceso que no se debe descuidar. Cuando los lideres empiezan a trabajar en remoto empatizan con otros que también lo hacen.

"Cuando el jefe es remoto, de repente todo el mundo es remoto y empiezan a anotarlo todo. Lo que solía ser efímero y en una pizarra, se escribió y quedo guardado."

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Photo by Nani Williams / Unsplash

¡Escribe todo!

  • Selecciona un idioma compartido por todos. En nuestro caso, es el inglés. Ya que pese a operar en países mayoritariamente de habla hispana, nuestro equipo está formado por nacionalidad de varios países y el inglés es la lengua que nos conecta a todos, así como toda la comunicación interna y con inversores.
  • Utiliza sugerencias para comentarios (RFCs - Reference for Comments). La comunidad de código abierto tiene mucha experiencia en ser de los primeros en trabajar en remoto. La necesidad de compartir información mientras se trabaja de forma asincrónica desde diferentes zonas horarias no es ningún secreto. Cada decisión tomada dentro del proyecto necesita ser documentada y aprobada porque de esta forma cuando alguien vuelve a revisar puede entender qué los ha llevado a tomar una decisión técnica en particular.
  • Construir una base de conocimientos. Todo lo que se comparte durante las reuniones, el nuevo aprendizaje adquirido y cualquier otro tema debe ser documentado y compartido. Al final, todo lo que se encuentra en la base de conocimiento será convertido algún día en una publicación del Blog.

Por ejemplo, nosotros después de una videollamada en Zoom, redactamos un resumen y lo compartimos en Slack y en la base de conocimientos.

Otro ejemplo es cuando alguien tiene una pregunta, la respondemos compartiendo un link de la base de conocimientos en la que se da la respuesta. De esta forma, nos forzamos a ir escribiendo las respuestas y coger la costumbre de ir documentando todo.

  • Define tu cultura, visión y misión. Cada empleado debería ser capaz de encontrar fácilmente la cultura, visión y misión de la compañía que son aspectos que mantienen a todos trabajando hacia el mismo objetivo compartido.
  • Organizar encuentros online semanales. Marcar un día y hora en concretos de cada semana para reunirse todo el equipo y contestar preguntas relacionadas con el estado de la compañía, qué cambios se han realizado sobre el producto, etc.

Una buena idea sería grabar y documentar estas reuniones y colgarlas en YouTube por si alguien no está en ese día y o no puede estar presenta, para que pueda verlo sin perder su autonomía.

  • Enviar notas semanales. Al inicio de la semana, emitir una nota al equipo que resuma la semana anterior y los objetivos para la próxima semana. Recomendable usar el encuentro online semanal como base y poder cubrir los itinerarios, noticias y objetivos de la semana y lo realizado de la semana anterior, los eventos de equipo (quienes participaron y donde) y crear enlace de la grabación sobre esta videollamada.

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Photo by Christina @ wocintechchat.com / Unsplash

Haz que todos se sientan conectados

  • Conéctate en persona. Se debería dedicar la mayoría del tiempo a leer a nuestros compañeros en lugar de escucharlos. No todos los miembros comparten cultura, tienen o hablan la misma lengua nativa, por lo que a veces si no conoces bien a la persona pueden originarse malentendidos. Por esta razón, es importante compartir fuera de una conversación de trabajo y fomentar las relaciones entre miembros.

En este panorama actual no hay que descuidar de la salud física y mental propia ni la de los demás miembros. Es recomendable impulsar prácticas saludables, compartir o comentar fotos de actividades físicas realizadas. También ayuda hablar de anécdotas, o de aquellas cosas que sienta orgulloso o algún error cometido durante la semana.

Ante la incertidumbre del estado anímico de los miembros, se puede aumentar la atención hacia éstos con por ejemplo algún tipo de coaching para ganar feedback.

Comparte un descanso con café. Da igual que no estés en la oficina para hacer pausa café y pasar tiempo de calidad personal con las personas del equipo. Nosotros tenemos un canal de Slack #café. Estos momentos son clave para conocerse mejor entre miembros.
El ser humano es sociable, por lo que no se trata sólo de hacer tu trabajo. También se trata de cooperar y relacionarse con otros. Montar actividades informales tipo teambuilding como excusas para trabajar las relaciones es estupendo.

Realizar reuniones inteligentes. Las reuniones son costosas, no sólo por el tiempo que se les dedica sino también por la interrupción sobre los flujos de trabajo de cada persona tanto antes como después. Hay que aprovechar el tiempo que se les dedica de forma eficiente.
Antes de una reunión, enviar un orden del día a todos los del equipo y que así tengan una oportunidad de contribuir. Ya sea un RFC Request for Comments, un documento Google o nota de Notion, se debe de enviar algo de antemano. Después de la reunión, resumir en el resultado y enumerar las acciones que se derivan para compartirlas.

Los meetings son un ejemplo de ejercicio síncrono, pero al estar en remoto peligra el control del tiempo al estar en diferente zona horaria, por ejemplo. Se debe minimizar la cantidad de meetings para evitar reducir autonomía y velocidad al equipo, aumentar cantidad de trabajo asíncrona con ayuda de más documentación y confianza.

Realizar checks diarios. Una tarea importante es compartir el progreso de cada persona con el equipo que generalmente ocurre durante la reunión diaria de Daily Stand-Up meeting.

Herramientas para el teletrabajo

Como otras empresas, dependemos de varias herramientas sin las cuales nuestro día a día en remoto sería mucho más difícil:

Slack y Zoom. Son elementos de comunicación de base para empezar. Sin ellos, no funcionaríamos.

Trello. Tablero con tareas a realizar por los miembros del equipo. De forma visual se puede ver las fechas de entrega y su estado.

Pigari. Herramienta para gestionar los gastos de tu empresa a distancia sin tener que ir hasta el banco ni recoger facturas en formato papel y hojas de gastos. Una vez te registras en su página web, te permite controlar los gastos de tus empleados de forma que puedes ver dónde, cuándo y cuánto han gastado cada uno de ellos, creando una cuenta bancaria online asociada a tarjetas bancarias para empleados virtuales o físicas.

Geekbot. Contribuye a la hora de activar el check-in/check-out para tener una idea de cómo va el equipo. Permite a cada miembro responder cuestiones diarias sobre su estado de ánimo, las tareas realizadas, qué aspectos le bloquean e impiden trabajar, etc. Este tipo de preguntas favorecen no sólo la productividad, también en el espíritu y moral con el grupo.

Notion. Es un gestor de tareas donde se crear un nuevo espacio de trabajo todo en uno que incluye calendarios, galerías, listas, blog...

GitHub. Sistema de gestión de proyectos, seguimiento de tareas y control de versiones de códigos que permite colaborar con otras personas y planificar proyectos. Básicamente usado para mantener el control decisiones técnicas (RFCs).

Clocker. Barra de menú en Mac Os que muestra qué hora es en la localización de cada miembro. Parecido a este también hay OfficeVibe 15Five para medir la felicidad del grupo.

Miro. Alternativa de la pizarra del despacho, que permite volverás a atrás aunque hayas borrado el contenido.
Geckborard y Redash. Geniales para compartir los KPIS, importante que todos tengan acceso al mismo nivel de información y que así se impulsen las decisiones.

Loom. Trabajar asincrónicamente conlleva perder matices como el poder leer las expresiones corporales del interlocutor. Con Loom generamos un link para grabar un video y mandamos directamente a la otra persona.
Y siempre podremos hacerlo mejor...

Sólo estamos al principio del viaje y seguramente cometeremos errores durante el proceso, pero continuaremos aprendiendo de éstos.

Algo que funciona hoy, puede que no funcione mañana cuando la empresa crezca. Necesitamos adaptarnos al entorno, intentar minimizar su influencia y adaptarse. Trabajar de forma asíncrona aporta tranquilidad y autonomía, pero no a todo el mundo le resulta natural esta forma de trabajar. Lo mismo sucede con empleados que han de trabajar en la oficina. Hay que apostar por el cambio, y adaptarse para seguir avanzando.

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